Interne controle
Vanaf 2021 stelt het college een rechtmatigheidsverantwoording op, die onderdeel wordt van de jaarrekening. De accountant doet vervolgens een uitspraak over de rechtmatigheid door het systeem van interne controle te toetsen. Dit systeem is dus een absolute voorwaarde voor een rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast kan een gemeente ervoor kiezen om een in control statement af te geven. De strekking van dit statement gaat verder dan de rechtmatigheidsverantwoording. Het gaat dieper in op het functioneren van de interne bedrijfsvoering en betrouwbaarheid van processen. Ook het gebruik van ICT-systemen en risicomanagement zijn belangrijke onderwerpen.
Veel van de begrippen in dit kader worden niet altijd eenduidig gedefinieerd. Het is daarom niet altijd duidelijk wat ervoor nodig is om te komen tot een rechtmatigheidsverantwoording of 'in control statement'.
Controle en 'in control'
Het verschil tussen controle en 'control' moet eerst geduid worden. Controle gaat over toezicht en is over het algemeen retrospectief van aard. 'Control' gaat over beheersing en is meer preventief van aard. 'In control' zijn betekent dus dat er een zekere beheersing is van de processen en daarmee een bepaalde zekerheid dat het college opereert conform de wet- en regelgeving, zowel extern als intern.
Wat is interne controle?
Interne controle heeft als doel om fouten in de uitvoering tijdig op te sporen en te corrigeren. Dit geeft tevens de mogelijkheid tot het treffen van maatregelen ter preventie. De interne controle richt zich voornamelijk op de zogenaamde getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen, hierbij gaat het met name om: - Het juiste gebruik van bevoegdheden; - Het opvolgen van de wet- en regelgeving en juiste procedures; - Betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, tijdigheid) en rechtmatigheid van transacties.
Het normenkader, aangevuld door een toetsingskader, is de basis. Als de normen (en toetsing) ten aanzien van rechtmatigheid niet zijn vastgelegd, is het ook niet mogelijk om te onderzoeken of voldaan is aan de normen.
Daarnaast moet er enig inzicht zijn in de processen, in ieder geval dusdanig dat er zicht is op mogelijke risico’s en welke maatregelen zijn genomen om de risico’s te beheersen. Als dit het geval is, dat de beheersmaatregelen zijn toegewezen aan verantwoordelijken en het systeem is geformaliseerd, kan er gesproken worden van een systeem van interne controle, zij het in een zeer basale vorm. Dit systeem omvat alle controles die worden uitgevoerd in de werkprocessen.
Kwaliteitscontrole
Kwaliteitscontrole betreft de controle van dossiers, na uitvoering. Het gaat dus om een controle op de uitkomst van de processen. De kwaliteitscontrole geeft een indruk van de effectiviteit van de beheersmaatregelen, de kwaliteit van de risicoanalyse en/of de uitvoering van de processen. Idealiter ligt de verantwoordelijkheid hiervan bij de vakafdeling. In de praktijk is het echter vaak de afdeling financiën die zich hiermee bezig houdt. Dit laatste belemmert mogelijk dat rechtmatigheid een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de organisatie is.
Verbijzonderde interne controle
De Verbijzonderde interne controle (VIC) kijkt veel meer naar het proces dan de uitkomst ervan. Er zijn daarbij 3 pijlers: 1. Opzet: is het proces beschreven inclusief risico’s en zichtbare beheersmaatregelen? 2. Bestaan: wordt in de praktijk gewerkt volgens de opzet? 3. Werking: levert het werken volgens de procesbeschrijving een juiste/rechtmatige uitkomst op?
Aandachtspunt hierbij is de onafhankelijkheid van de VIC. Daarnaast is de deskundigheid van belang, gezien de complexiteit van de materie. Voor kleinere gemeenten is het niet altijd mogelijk om een aparte functionaris aan te stellen voor de VIC. De werkzaamheden kunnen in dat geval (deels) uitbesteed worden. Een andere mogelijkheid is om de verantwoordelijkheid te spreiden over de organisatie. Op die manier kan gebruik gemaakt worden van de deskundigheid van het collectief. De onafhankelijkheid van de VIC is in dit geval geborgd door samenwerking.
Wanneer ook de kwaliteitscontrole en VIC zijn ingericht, wordt er gesproken van drie defensielinies, oftewel 'Three Lines of Defence'. Er is dan in opzet sprake van een gedegen systeem van interne controle.
In de volgende blog gaan we dieper in op wat het betekent om 'in control' te zijn. Wilt u meer weten of kunnen we ergens mee helpen? Mail info@talentvoordegemeente.nl of bel 0481 725 929.