Verandering biedt kansen
De huidige situatie is dat de accountant een rechtmatigheidsverklaring opstelt aan de hand van de rechtmatigheidscontrole. Vanaf 2021 stelt het college een rechtmatigheidsverantwoording op, die onderdeel wordt van de jaarstukken. Aangezien de accountant de jaarstukken controleert en de rechtmatigheidsverantwoording hier onderdeel van is, zal de accountant wel een oordeel moeten vellen over de rechtmatigheid door het systeem van interne controle te toetsen. De vraag daarbij is in hoeverre gewaarborgd wordt dat de rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave is van de werkelijkheid. Dat de accountant geen rechtmatigheidsverklaring meer opstelt, betekent dus niet automatisch dat er minder werkzaamheden uitgevoerd worden door de accountant. Sterker, dit zou ook juist meer kunnen worden.
Interne controle
Voordat de gemeente zover is om een rechtmatigheidsverantwoording af te geven zal getoetst moeten worden of er al sprake is van een toereikende interne controle. Indien dat niet het geval is, zal een toereikend systeem geïmplementeerd moeten worden. Het vergt vanzelfsprekend tijd van de gemeente om dit voor elkaar te krijgen. Tot zover lijkt het alsof de rechtmatigheidsverantwoording een stuk meer administratief werk oplevert, zonder dat hier een wezenlijk voordeel tegenover staat. Dat is niet helemaal het geval.
Een expliciete verantwoording onderstreept de politieke aanspreekbaarheid van het college. Dit past binnen een bredere maatschappelijke trend, waarbij het bestuur steeds meer expliciet verantwoording aflegt. De rechtmatigheidsverantwoording past binnen deze trend. De controlerende rol van de gemeenteraad wordt bovendien beter ingevuld doordat de dialoog over rechtmatigheid voortaan wordt gevoerd tussen de raad en het college.
Een interne controle die doelmatig en doeltreffend is ingericht betekent in ieder geval dat:
de gemeente goed zicht heeft op risico’s in de processen;
de beheersmaatregelen in de werkprocessen adequaat zijn;
er een regelmatige controle is op de uitkomst van de processen;
de opzet, bestaan en werking van de beheersmaatregelen regelmatig getoetst wordt.
De interne controle biedt dan een basis waarop de accountantscontrole kan steunen. De accountantscontrole hoeft dan minder tijd in beslag te nemen, met lagere kosten tot gevolg. Een gedegen interne controle kan tevens bijdragen aan een betere grip op het budget. Hoe beter de processen beheerst worden, hoe kleiner de kans op budgetoverschrijdingen. De planning en control cyclus is namelijk ook een proces welke beheerst kan worden. Daarnaast zorgt een sterkere focus op processen voor meer inzicht in mogelijke winst op het gebied van efficiëntie en het beter benutten van ICT. Een betere beheersing van processen aan de voorkant, betekent tenslotte minder herstelwerkzaamheden aan de achterkant.
Samenvattend
Samenvattend kan de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording aanleiding geven tot een versterking van het financieel beheer. Dit kan vervolgens weer bijdragen aan het effectiever uitvoeren van beleid. De positieve gevolgen zijn echter niet vanzelfsprekend. Veel hangt af van hoe de interne controle vormgegeven wordt. In de volgende blogs gaan we dieper in op de bouwstenen van de interne controle.
Meer weten?
Wilt u meer weten of kunnen we ergens mee helpen? Mail info@talentvoordegemeente.nl of bel 0481 725 929.