In de 4de blog van deze reeks hebben we al stilgestaan bij het beschrijven van activiteiten. In deze blog gaan we dieper in op het taalgebruik en de manier van schrijven binnen de begroting. Het is geen geheim dat het taalgebruik bij gemeenten nogal formeel en soms ook ouderwets is. Dit geldt ook voor het taalgebruik in de begroting. Voor veel inwoners, maar ook raadsleden, maakt dit de stukken moeilijk leesbaar. Een begroting nodigt vaak ook niet echt uit om te lezen. Dat is natuurlijk zonde, want de gemeentebegroting staat vol met interessante informatie.
Om het beleid en de daarbij behorende financiën toe te lichten is uiteraard tekstuele toelichting nodig. Het is belangrijk deze toelichting in voor iedereen begrijpelijke taal te schrijven. Als gemeente moet je immers transparant zijn. Alle inwoners hebben het recht om kennis te nemen van de gemeentelijke plannen en daar via de gemeenteraad invloed op uit te oefenen.
Om deze uitdaging aan te gaan adviseren wij het gebruik van ‘actief schrijven’. Actief schrijven is niet bedacht om teksten mooier te maken en voelt daarom soms niet intuïtief aan, maar heeft enkel als doel om de tekst begrijpelijker te maken voor iedereen. Bijkomend voordeel is dat door actief te schrijven zinnen korter worden en het schrijven van de tekst daardoor minder tijd kost en daarnaast de begroting ook in aantal ‘pagina’s’ afneemt.
Actief schrijven doe je door de zin met het onderwerp te beginnen en zo min mogelijk hulpwerkwoorden te gebruiken. Hulpwerkwoorden zijn woorden zoals; worden, kunnen, zullen, hebben, proberen en zijn. Onderstaand geven we voorbeelden van zinnen die passief en actief geschreven zijn:
Passief: In 2022 willen we het ondernemersklimaat gaan verbeteren van een 6 naar een 7.
Actief: Wij verbeteren het ondernemersklimaat naar een 7 in 2022.
Passief: Alle kinderen vanaf de leeftijd van 2 jaar kunnen gebruik maken van een vorm van voorschoolse opvang.
Actief: Kinderen vanaf 2 jaar maken aanspraak op voorschoolse opvang.
Verder is het belangrijk korte zinnen te maken. Tien tot vijftien woorden per zin is een goed uitgangspunt.
Het gebruik van begrijpelijk woordgebruik is een aandachtspunt. Sommige woorden zijn niet meer van deze tijd. Bijvoorbeeld:
Aan de hand van => door
Alsmede => ook
Conform => volgens/zoals
Desalniettemin => toch
Met betrekking tot => over/voor
Ten behoeve van => voor
Ook vakjargon moet voorkomen worden. Sommige woorden zijn voor de collega’s in het gemeentehuis wel begrijpelijk, maar niet voor de inwoners.
Het is aan te raden om hier als gemeente een schrijfwijzer voor op te stellen. Zodat iedereen die mee schrijft aan de begroting deze kan gebruiken bij het schrijven van de teksten. Als gemeente ontkom je er niet aan om een enkele keer een technische term te gebruiken. Daarom raden wij aan om een leeswijzer op te stellen Een andere optie is op de website met een pop up te werken met de toelichting van het woord.
Samenvattend geven wij het volgende advies:
Schrijf actief;
Gebruik voor iedereen bekende simpele woorden;
Schrijf kort en bondig;
Schrap overbodige woorden;
Gebruik geen vaktaal;
Gebruik een schrijf- en leeswijzer.
Hebt u vragen over begrijpelijk schrijven? Heeft uw gemeente hulp nodig bij het opstellen van een schrijf- of/en leeswijzer? Neem dan gerust contact met ons op via info@talentvoordegemeente.nl of telefoon 0481-725929.