De begroting komt er weer aan en dat betekent voor alle gemeenten een hele klus. Onze ervaring is dat met name het opstellen van goede en meetbare doelstellingen in de praktijk een uitdaging voor veel gemeenten blijkt. Daarom delen wij tweewekelijks een nieuwe tip met jullie aan de hand van voorbeelden uit de praktijk. Deze week behandelen we het gebruik van indicatoren en kengetallen.
Tip 3: (Bij)sturen met indicatoren en kengetallen
Sinds 2017 is het gebruik van indicatoren op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) verplicht. Naast de verplichte BBV-indicatoren zijn gemeenten vrij om zelf indicatoren te gebruiken. Het gebruik van indicatoren is echter niet altijd voor iedereen duidelijk en niet iedereen gebruikt ze dan ook op dezelfde manier. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) hanteert de volgende omschrijving van een maatschappelijk indicator:
‘Bij maatschappelijke effecten gaat het niet zozeer om het directe resultaat van gevoerd beleid of de inzet van personeel en middelen. Gekeken wordt naar het beoogde maatschappelijke effect van het beleid waaraan de gemeente een zekere bijdrage levert. Het gaat om indicatoren die iets zeggen over de kwaliteit van leven van de lokale gemeenschap.’
Een indicator gaat in op de vraag ‘Wat willen we bereiken?’ en ligt op het niveau van de raad. Bijbehorende vragen zijn ‘Wat is het resultaat van het gevoerde beleid?’ en ‘Zijn de gerealiseerde effecten overeenkomstig de vastgestelde streefdoelen?’. Sterk ontwikkelde indicatoren verstrekken belangrijke informatie over de voortgang van het beleid en de behaalde resultaten. Een goede indicator uit de praktijk is bijvoorbeeld het waarderingscijfer dat inwoners geven aan het beheer en onderhoud van de openbare ruimte.
Naast indicatoren zijn er de zogenaamde kengetallen. Kengetallen zijn als volgt te omschrijven:
‘Een kengetal is een absoluut of een verhoudingsgetal, uitgedrukt in aantallen, een bedrag per eenheid. Kengetallen kunnen betrekking hebben op volumegrootheden, prijsgrootheden en waardegrootheden.’
Het kengetal heeft betrekking op de ‘Wat gaan we daarvoor doen?’ vraag en ligt primair op het niveau van het college. Deze indicator geeft inzicht in de omvang van de activiteiten en inzet die hiervoor gepleegd wordt of de output die gerealiseerd wordt/is en gaat vooral over het proces. Een kengetal uit de praktijk is bijvoorbeeld het aantal zonnepanelen geplaatst op gemeentelijke gebouwen.
Uitgangspunten
Bij het opstellen van indicatoren en kengetallen is het van belang om de volgende acht uitgangspunten te hanteren:
Kies voor een beperkte set relevante indicatoren en kengetallen;
Maak bij de keuze gebruik van beschikbare gegevens en benchmarks;
Kies indicatoren die tegen redelijke (interne en/of externe) kosten te meten zijn;
Accepteer dat niet op alle beleidsterreinen relevante indicatoren en kengetallen te benoemen zijn, die ook nog eens ‘gemakkelijk’ te meten zijn;
Indicatoren en kengetallen hebben vooral een signalerende functie, zij moeten niet absoluut geïnterpreteerd worden;
Indicatoren en kengetallen zijn niet het domein van planning & control en financiën. Zij behoren door beleidsmedewerkers ontwikkeld te worden. Tijdens het opstellen van een beleidsnotitie moet aandacht zijn voor de evaluatiemogelijkheden van het betreffende beleid;
Voor het ontwikkelen van indicatoren en kengetallen is het belangrijk dat raad en college aangeven waarop zij willen sturen;
Het ontwikkelen en bijstellen is een lerend proces. Periodieke evaluatie en bijstelling is noodzakelijk om de gewenste kwaliteit te behalen en borgen.
Daarnaast moet een indicator aan de volgende voorwaarden voldoen:
inzicht geven in het beoogde maatschappelijke effect;
op strategisch niveau zijn (dus niet op operationeel niveau);
SMART geformuleerd zijn;
inzicht geven in welke mate de doelstelling wel of niet is behaald;
een waarderingscijfer en een verhouding weergeven;
een bronvermelding bevatten;
gedurende langere tijd beschikbaar en bruikbaar zijn;
tijdig beschikbaar zijn;
actueel zijn;
gebaseerd zijn op betrouwbare data.
Een kengetal moet aan de volgende voorwaarden voldoen:
inzicht geven in uitkomsten van het proces c.q. de activiteit;
op operationeel niveau zijn;
SMART geformuleerd zijn;
een aantal of percentage weergeven;
een bronvermelding bevatten;
gedurende langere tijd beschikbaar en bruikbaar zijn;
tijdig beschikbaar zijn;
actueel zijn;
gebaseerd zijn op betrouwbare data.
Indicatoren en kengetallen lijken op het eerste oog wellicht simpele getallen, maar het is een hele kunst om ze goed toe te passen. Hopelijk helpen bovenstaande uitgangspunten en voorwaarden u om goede indicatoren en kengetallen op te stellen bij uw gemeente. Heeft u na het lezen van deze blog nog vragen neem dan gerust contact met ons op via info@talentvoordegemeente.nl of 0481-725929.