De begroting komt er weer aan en dat betekent voor alle gemeenten een hele klus. Onze ervaring is dat met name het opstellen van goede doelstellingen in de praktijk een uitdaging voor veel gemeenten blijkt. Daarom delen wij tweewekelijks een nieuwe tip voor doelstellingen binnen de begroting met jullie aan de hand van voorbeelden uit de praktijk.
Tip 1: Breng structuur aan. Allereerst is het van belang om het proces aan de voorkant goed in te richten. Met behulp van een Planning & Control systeem als Pepperflow of LIAS kan een boomstructuur aangebracht worden, waarin de hoofddoelstellingen, subdoelstellingen, (verplichte) beleidsindicatoren, activiteiten en kengetallen terugkomen.
In de de praktijk kan een dergelijke structuur er als volgt uitzien:
* Bovenstaande weergave is van de site van een gemeente waar wij mee hebben gewerkt gehaald. Hier zijn de hoofdoelstelling, activiteiten en kenggetallen niet te zien. Deze zijn echter wel te zien wanneer er doorgeklikt wordt of op programmaniveau gekeken wordt. Aan de achterkant binnen het Planning & Control systeem is er uiteraard wel een totaal overzicht van alle aspecten van de structuur beschikbaar.
Hoofddoelstelling
Bovenaan de boomstructuur staat de hoofddoelstelling. Deze doelstelling is op programmaniveau en algemeen, omdat het een breed pakket van subdoelstellingen dekt. Bij het programma ‘Wonen, werk en recreatie’ zou een hoofddoelstelling kunnen zijn: ‘Het zijn van een aantrekkelijke levendige gemeente om in te wonen, werken en recreëren.’
Subdoelstelling
Een hoofddoelstelling bestaat uit verschillende subdoelstellingen. Een subdoelstelling geeft concreet aan wat we op een bepaalde programmaonderdeel willen bereiken. Om te kunnen beoordelen of een subdoelstelling behaald wordt is het van belang deze meetbaar te maken. De subdoelstellingen moeten aan het SMART principe, excuses voor de wat belegen terminologie, voldoen. Aan het meetbaar maken van subdoelstellingen besteden we later in een volgende blog meer aandacht. Maar een voorbeeld van een subdoelstelling die wij het afgelopen jaar met een gemeente opgesteld hebben is: ‘Inwoners en bezoekers beoordelen onze recreatieve mogelijkheden met minimaal een 6.’
Indicatoren
Indicatoren geven de mening of ervaring van de inwoners van de gemeente weer. Beleidsindicatoren zijn waarderingscijfers waar een gemeente op kan sturen en geven een indicatie over wat er bereikt is. Indicatoren hebben betrekking op een subdoelstelling. Aan de hand hiervan kan afgeleid worden of een subdoelstelling behaald is. Bij de bovenstaande subdoelstelling ‘Inwoners en bezoekers beoordelen onze recreatieve mogelijkheden met minimaal een 6’ past de indicator met welk cijfer inwoners en bezoekers de recreatieve mogelijkheden beoordelen.
Activiteit
Een activiteit voer je uit om een subdoelstelling te behalen. De fout wordt nog geregeld gemaakt dat een activiteit wordt gezien als een (sub)doelstelling. Neem het volgende voorbeeld: ‘In 2022 gaan we een telefonische hulplijn opzetten voor ondernemers’. In eerste instantie lijkt dit wellicht een doelstelling, maar als je goed leest zie je dat dit niet zo is. Het is namelijk een activiteit, die je uitvoert om de (sub)doelstelling te halen. Je gaat iets doen in plaats van dat je presenteert wat je wil bereiken. Een (sub)doelstelling in dit geval zou kunnen zijn: Ondernemers beoordelen het ondernemersklimaat in 2022 met een 7 of in 2022 is het ondernemersklimaat verbeterd naar een 7.
Kengetallen
Kengetallen zijn feitelijke constrateringen en cijfers die informatie geven over wat je gedaan hebt. Kengetallen hebben betrekking op de activiteiten die je doet om een bepaalde doelstelling te bereiken. Om een voorbeeld te geven van kengetallen: onder de subdoelstelling ‘Inwoners van nu en in de toekomst zijn in staat om in onze gemeente een passende woning te vinden’ valt het kengetal: ‘Nieuw gebouwde woningen naar soort’.
Kortom, een goede structuur aan de voorkant inrichten is de basis voor de rest van het begrotingsproces. Heeft u vragen na het lezen van deze blog neem dan gerust contact met ons op via info@talentvoordegemeente.nl. De volgende keer gaan we dieper in op het meetbaar maken van de subdoelstellingen.