Wanneer de interne controle is ingericht, kan ervoor gekozen worden om nog een stap verder te gaan, op weg naar een "in control statement". Vanzelfsprekend leiden meerdere wegen naar Rome, maar er zijn een aantal zaken in ieder geval van belang. Vooropgesteld is het essentieel dat de basis blijft functioneren en dat er sprake is van continue aanscherping van de analyses van processen, risico’s en beheersmaatregelen.
Een "in control statement" beperkt zich niet tot financiële processen en handelingen, het college bepaalt zelf de reikwijdte. Er is geen vastomlijnd kader, zoals bij de rechtmatigheidsverantwoording wel het geval is. De kern is de beheersing van processen. Vanuit ons perspectief zijn de volgende thema’s daarbij het meest van belang. Informatie, actualisatie, ICT en procesoptimalisatie.
Informatie
Het hebben van de juiste informatie op het juiste moment is binnen elke organisatie steeds meer van belang. Zonder de juiste informatie is het moeilijk, zo niet onmogelijk, de juiste keuzes te maken. Om welke informatie het gaat, verschilt per onderwerp. In het kader van strategisch personeelsbeleid kan bijvoorbeeld gekeken worden naar ziekteverzuim, opleiding(behoefte), leeftijdsopbouw of in- en uitstroom van personeel. In het kader van rechtmatigheid kan gedacht worden aan een dashboard dat inzicht geeft in de aard en omvang van risico’s en effectiviteit van beheersmaatregelen.
Actualisatie
Informatie is steeds meer onderhevig aan verandering. Wanneer informatievoorziening een prioriteit is, moet het actualiseren van deze informatie dat ook zijn. De frequentie van actualisatie verschilt per onderwerp. Vandaar dat het van belang is dat er een plan of schema is waarin per onderwerp beschreven staat wanneer de informatie vernieuwd, gewijzigd of geëvalueerd wordt en wie daarvoor verantwoordelijk is.
ICT
Een juist gebruik van ICT hulpmiddelen kan het leven een stuk makkelijker maken. In de praktijk is echter vaak te zien dat applicaties niet of onjuist gebruikt worden. Vandaar dat het zinvol kan zijn om hier een audit op te doen. Hierbij worden de belangrijkste ICT systemen in kaart gebracht. Vervolgens wordt bekeken of deze systemen gebruikt worden, of dit in overeenstemming is met het doel en hoe het gebruik ervaren wordt. Aan de hand van deze inzichten kan vervolgens bekeken worden of er bijvoorbeeld meer uitleg nodig is, werkbeschrijvingen gemaakt of aangepast dienen te worden of dat sommige systemen mogelijk overbodig zijn. Het kan ook zijn dat er juist behoefte is aan nieuwe systemen, of dat bepaalde systemen vervangen zouden moeten worden.
Procesoptimalisatie
Het doel van een procesanalyse in het kader van rechtmatigheid is primair om risico’s en beheersmaatregelen te identificeren. Deze analyse kan tevens een goede basis vormen om aan de slag te gaan met het optimaliseren van processen. Procesoptimalisatie is een erg brede term, waarbij geen sprake is van een bepaalde winnende formule. Er zijn veel verschillende methodes en invalshoeken die gehanteerd kunnen worden. Zo kan de focus gelegd worden op bijvoorbeeld pure tijdwinst, effectiviteit of juist klantvriendelijkheid. De aanpak die het best past bij uw organisatie hangt erg af van de specifieke uitdagingen, de cultuur van de organisatie en wat de doelstellingen zijn.
Al deze onderwerpen zijn geen must in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. Maar de rechtmatigheidsverantwoording zorgt er wel voor dat er een stevige basis gelegd wordt om met deze onderwerpen aan de slag te gaan. Daarom raden wij aan om alvast na te denken over de ambities van uw organisatie op dit vlak. Uiteraard denken we daarin graag mee.
Dit is onze zesde blog in een reeks over de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording. Benieuwd naar de andere blogs? Klik hier. Wilt u meer weten of kunnen we ergens mee helpen? Mail info@talentvoordegemeente.nl of bel 0481 725 929.