In onze zesde blog over rechtmatigheid hebben we al kort stilgestaan bij wat het betekent om in control te zijn en de rol van informatiemanagement daarbij. In deze laatste blog van de reeks gaan we hier dieper op in. Informatiemanagement is namelijk een cruciaal onderwerp in het kader van procesoptimalisatie. En daarmee ook een belangrijke voorwaarde om in control te zijn.
Laten we starten met de vraag wat procesoptimalisatie betekent. Een simpele definitie is: ‘Het continu verhogen van de effectiviteit en efficiëntie van processen’. Om processen te optimaliseren moeten in de basis drie vragen beantwoord worden:
Hoe effectief/efficiënt is het proces nu?
Hoe effectief/efficiënt willen we dat het proces is?
Hoe kunnen we dat bereiken?
Om al deze vragen te beantwoorden is informatie nodig. Hoe beter de informatie, hoe beter een beeld gevormd kan worden over de effectiviteit of efficiëntie van een proces. De juiste informatie is echter niet altijd direct beschikbaar en de kans is groot dat wanneer het er wel is, het geborgd wordt in Excel. Dit is om een aantal redenen niet ideaal.
Ten eerste is Excel foutgevoelig. Onderzoek toont aan dat tot 88% van de Excel sheets fouten bevatten. Dit kan een onschuldig foutje zijn, maar ook net zo goed een kritiek stukje misinformatie. Om fouten te voorkomen wordt vaak het beheer van Excel bestanden beperkt tot een of enkele mensen. Hiermee wordt een bottleneck gecreëerd en daarnaast komt dit niet ten goede van de overdraagbaarheid. Ook komt het vaak voor dat Excel lijstjes gedistribueerd worden via mail. Om het overzicht te bewaren, wordt er gebruik gemaakt van verschillende versies van het bestand. Maar hoe weet iemand zeker dat de laatste versie van het bestand geraadpleegd wordt?
Tijdens het bijwerken van het bestand worden telkens opnieuw dezelfde handelingen uitgevoerd. Dit kan geautomatiseerd worden met macro’s, maar dan wordt de groep mensen die weet hoe het bestand werkt nog kleiner. Daarnaast is een fout in een macro soms heel ingewikkeld op te lossen. Bovendien is de schaalbaarheid van een Excel bestand beperkt.
Al deze bezwaren zijn geen poging om het gebruik van Excel te ontmoedigen, maar voor organisatiebrede informatievoorziening is het simpelweg niet heel geschikt.
Steeds meer applicaties bieden standaard dashboards. Dit biedt in sommige gevallen uitkomst. Het nadeel van een standaard dashboard van een specifieke applicatie is echter dat de informatie meestal beperkt is tot de data van de applicatie zelf. Is er dus behoefte aan een compleet overzicht, uit verschillende bronnen, dan is er altijd sprake van een stukje maatwerk.
We zien de laatste tijd dat het gebruik van PowerBI snel toeneemt. PowerBI is een rapportagetool die het mogelijk maakt om integrale dashboards te maken, gebruik makend van data uit allerlei verschillende bronnen. De tool biedt een aantal voordelen ten opzichte van het gebruik van Excel. Ten eerste is het minder foutgevoelig vanwege de opzet van de tool. Ook is het vaak mogelijk om data direct uit de bron in PowerBI te laden, wat leidt tot tijdsbesparing. Omdat data uit diverse bronnen relatief makkelijk te integreren zijn, biedt dit tevens voordelen voor de schaalbaarheid van dashboards; het is relatief simpel om dashboards uit te breiden. Bovendien heeft PowerBi meer mogelijkheden om data te visualiseren dan Excel. Een hoop voordelen dus.
Er zijn ook twee belangrijke aandachtspunten. Het eerste is dat er wel enige kennis van de tool nodig is, voordat een dashboard gebouwd kan worden. Het is iets geavanceerder, dus ook iets complexer dan Excel. Het tweede aandachtspunt is dat het niet altijd vanzelfsprekend is dat alle data (automatisch) ontsloten kan worden. Dit betekent dat in veel gevallen geschakeld zal moeten worden met IT om datakoppelingen mogelijk te maken.
We vertellen u graag meer over de mogelijkheden van PowerBI en wat dat voor uw organisatie kan betekenen. Interesse? Stuur een mail naar info@talentvoordegemeente.nl of bel 0481 725 929.